Användarvillkor

1. Godkännande av villkoren

Diafa PMS är en hotellhanteringstjänst som tillhandahålls av Soulthread Technologies Oy, ett bolag registrerat i Finland med verksamhetsort i Helsingfors ("vi", "oss"). Dessa användarvillkor gäller för prenumeration på och användning av Diafa PMS, inklusive skrivbordsapplikationen, mobilapparna, molntjänsterna och denna webbplats. Genom att prenumerera på Diafa PMS eller använda tjänsten accepterar du ("kunden") dessa villkor. Diafa PMS erbjuds till företag och professionella aktörer, inte till konsumenter.

2. Tjänsten och din licens

Diafa PMS tillhandahålls som programvara som tjänst (SaaS) på prenumerationsbasis. Så länge din prenumeration är aktiv och betald ger vi dig en icke-exklusiv och icke-överlåtbar rätt att installera och använda Diafa PMS-applikationerna och att använda tillhörande molntjänster för driften av de anläggningar som omfattas av prenumerationen.

• Nyttjanderätten gäller endast så länge prenumerationen är aktiv och betald
• Programvaran licensieras, den säljs inte; vi behåller alla immateriella rättigheter till den
• Tjänsten får inte säljas vidare, underlicensieras eller göras tillgänglig för tredje part utanför din organisation
• Programvaran får inte kopieras, dekompileras eller bakåtkompileras annat än i den utsträckning tvingande lag tillåter

3. Konton och behöriga användare

Du ansvarar för de användarkonton som skapas under din prenumeration, för att inloggningsuppgifter hålls konfidentiella och för all aktivitet som sker via dem. Roller ska tilldelas så att varje medarbetare endast har åtkomst till det som arbetsuppgifterna kräver. Meddela oss utan onödigt dröjsmål om du upptäcker obehörig åtkomst till ditt konto.

4. Demo och provperiod

Vi inleder normalt med en guidad demonstration följd av en 14 dagars provperiod där du kan arbeta med din egen anläggnings data. Provperioden medför ingen betalningsskyldighet och övergår inte automatiskt till en betald prenumeration: en betald prenumeration börjar först när du bekräftar ett paket. Data som matats in under provperioden kan föras över till den betalda prenumerationen eller raderas på din begäran.

5. Prenumerationsperiod och förnyelse

Diafa PMS säljs som en löpande prenumeration. Standardfaktureringsperioden är en månad och börjar den dag prenumerationen aktiveras. Om prenumerationen inte sägs upp före den innevarande periodens slut förnyas den automatiskt med en ny period av samma längd, med det paket och de moduler som då gäller.

• Månadsprenumerationer förnyas varje månad samma kalenderdag
• Ett årsalternativ kan erbjudas med rabatt (tolv månader till priset av tio) och förnyas var tolfte månad
• Det finns ingen bindningstid utöver den innevarande faktureringsperioden om inte annat avtalats skriftligen

6. Avgifter, fakturering och skatter

Prenumerationsavgifter debiteras i förskott för varje faktureringsperiod utifrån paket, antal rum och valda moduler. Priser som publiceras på denna webbplats är från-priser och är exklusive mervärdesskatt.

• Avgifter faktureras i förskott vid varje faktureringsperiods början
• Alla priser är exklusive moms; skatt tillkommer enligt gällande skattesats och omvänd skattskyldighet inom EU tillämpas där det är relevant
• Godkända betalsätt är banköverföring, internationellt kort och lokala betalsätt beroende på land
• Ingen startavgift tas ut; normal installation, migrering av befintliga data och införande ingår, om inte en komplex migrering offereras separat i förväg
• Användningsbaserade kostnader för valfria tredjepartstjänster, såsom WhatsApp-meddelandeavgifter eller betalningsförmedling, kan faktureras separat och anges innan modulen aktiveras

7. Dröjsmål med betalning och avstängning

Fakturor förfaller till betalning inom 14 dagar från fakturadatum om inte annat avtalats. Vid dröjsmål kan vi debitera dröjsmålsränta enligt den finska räntelagen samt skäliga indrivningskostnader. Om en faktura fortfarande är obetald 14 dagar efter en skriftlig påminnelse kan vi stänga av åtkomsten till molntjänsterna, inklusive synkronisering, bokningsmotorn, kanalhanteraren och gästportalen, tills betalning har mottagits. Avstängning raderar inte dina data, den lokala driften av skrivbordsapplikationen fortsätter och full åtkomst återställs omgående efter betalning.

8. Ändring av paket och moduler

Du kan uppgradera, nedgradera samt lägga till eller ta bort moduler när som helst. Uppgraderingar och nya moduler träder i kraft omedelbart och debiteras proportionellt för återstoden av den innevarande faktureringsperioden. Nedgraderingar och borttagning av moduler träder i kraft vid början av nästa faktureringsperiod, och redan betalda avgifter för den innevarande perioden återbetalas inte. Om priset beror på antalet rum ses det över när antalet ändras.

9. Prisändringar

Vi kan ändra prenumerationspriserna. Vi meddelar skriftligen via e-post minst 30 dagar innan en ändring träder i kraft, och det nya priset gäller från nästa förnyelse. Om du inte accepterar det nya priset kan du säga upp prenumerationen med verkan från den dag ändringen skulle träda i kraft. Redan betalda faktureringsperioder påverkas inte.

10. Uppsägning från kundens sida

Du kan säga upp prenumerationen när som helst genom skriftligt meddelande; e-post till vår support eller fakturering räcker. Uppsägningen träder i kraft vid slutet av den innevarande faktureringsperioden: prenumerationen förnyas inte och inga ytterligare fakturor utfärdas. Avgifter för innevarande eller tidigare perioder återbetalas inte proportionellt, eftersom tjänsten har varit tillgänglig under dessa perioder. Vid en månadsprenumeration innebär det att du aldrig betalar för mer än den pågående månaden efter att du bestämt dig för att sluta.

11. Avstängning och uppsägning från vår sida

Vi kan stänga av eller säga upp prenumerationen vid väsentligt avtalsbrott som inte rättas inom 30 dagar från skriftligt meddelande, vid utebliven betalning enligt ovan eller vid olaglig användning av tjänsten. Vi kan även avveckla tjänsten, ett visst paket eller en viss modul med minst 90 dagars varsel; i så fall återbetalas förskottsbetalda avgifter som avser tiden efter avvecklingen.

12. Dina data och vad som händer när prenumerationen upphör

Dina verksamhets- och gästdata tillhör dig. Receptionsdata lagras lokalt på dina egna maskiner, och vår molninfrastruktur i Helsingfors stöder synkronisering, säkerhetskopiering, integrationer och onlinemodulerna.

• Du kan exportera dina data när som helst medan prenumerationen är aktiv
• Data som finns lokalt på dina maskiner förblir i din besittning efter att prenumerationen upphört
• Data som lagras i molnet är tillgängliga för export i 30 dagar efter uppsägningen
• Data som lagras i molnet raderas inom 90 dagar efter uppsägningen, om inte lag kräver längre lagring
• Vi säljer inte kund- eller gästdata och använder dem inte för att bygga en konkurrerande produkt

13. Personuppgifter och dataskydd

När personuppgifter om gäster och personal behandlas i Diafa PMS är du personuppgiftsansvarig och vi personuppgiftsbiträde enligt GDPR. Behandlingen regleras av vårt personuppgiftsbiträdesavtal, som utgör en del av detta avtal och beskriver ändamål, säkerhetsåtgärder, underbiträden och vår hjälp vid registrerades begäranden. Personuppgifter som samlas in via denna webbplats behandlas enligt vår integritetspolicy.

14. Godtagbar användning

Tjänsten ska användas lagenligt och med respekt för gästernas och personalens integritet. Du åtar dig att inte:

• Använda tjänsten olagligt eller i strid med gästers integritet eller dataskyddslagstiftning
• Försöka få obehörig åtkomst till tjänsten, till andra kunders data eller till vår infrastruktur
• Störa, överbelasta eller sondera tjänsten eller dess gränssnitt, annat än vid överenskommen säkerhetstestning
• Använda API, webhooks eller MCP-åtkomst för att hämta data för tredje parts räkning utan rättslig grund
• Skicka olagliga, vilseledande eller oönskade meddelanden till gäster via meddelandemodulerna

15. Tredjepartstjänster och integrationer

Diafa PMS ansluter till tjänster som drivs av tredje part, bland annat OTA-kanaler, meddelandeleverantörer, betalleverantörer och AI-leverantörer. Din användning av dessa tjänster omfattas av deras egna villkor och priser, och deras tillgänglighet, förändringar och avbrott ligger utanför vår kontroll. Vi väljer och följer upp integrationspartner med omsorg, men vi ansvarar inte för tredje parts handlingar, tillgänglighet eller avgifter.

16. Tillgänglighet, underhåll och support

Diafa PMS är byggt för att fungera även när uppkopplingen brister: bokningar, incheckningar, betalningar, städning och rapporter fortsätter i din lokala installation och synkroniseras när anslutningen återkommer. Vi strävar efter att hålla molntjänsterna kontinuerligt tillgängliga och att utföra planerat underhåll utanför högtrafik, med förvarning när avbrott förväntas. Support ges via e-post i Starter, via prioriterad e-post i Professional och som prioriterad support med chatt i Enterprise. Specifika tillgänglighetsnivåer eller svarstider gäller endast om de anges i ett skriftligt servicenivåavtal.

17. Garantier och friskrivning

Vi tillhandahåller tjänsten med professionell omsorg och kompetens och åtgärdar rapporterade fel inom rimlig tid. I övrigt tillhandahålls tjänsten i befintligt skick, och vi garanterar inte att den är oavbruten eller felfri eller lämplig för ett särskilt ändamål som inte avtalats skriftligen. Du ansvarar själv för att din användning uppfyller de bokförings-, skatte-, gästregistrerings- och rapporteringskrav som gäller för din anläggning.

18. Ansvarsbegränsning

Ingen part begränsar sitt ansvar för skada som orsakats uppsåtligen eller genom grov vårdslöshet, eller för ansvar som inte kan begränsas enligt tillämplig lag. Med detta förbehåll är vårt totala ansvar för samtliga krav under en tolvmånadersperiod begränsat till de prenumerationsavgifter du betalat för tjänsten under de tolv månader som föregick den händelse som kravet grundas på. Vi ansvarar inte för indirekt skada eller följdskada, inklusive utebliven vinst, förlorade intäkter, goodwill eller data, och inte heller för skada som kunde ha undvikits genom att använda de säkerhetskopierings- och exportfunktioner tjänsten erbjuder.

19. Sekretess

Vardera parten håller den andra partens konfidentiella information konfidentiell och använder den endast för att fullgöra detta avtal. Skyldigheten gäller i tre år efter att prenumerationen upphört. Den omfattar inte information som är offentlig, som utvecklats självständigt eller som måste lämnas ut enligt lag eller på begäran av behörig myndighet.

20. Ändringar av dessa villkor

Vi kan uppdatera dessa villkor i takt med att tjänsten utvecklas. Väsentliga ändringar meddelas via e-post eller i applikationen minst 30 dagar innan de träder i kraft och gäller från din nästa förnyelse. Om du inte accepterar en väsentlig ändring kan du säga upp prenumerationen innan ändringen träder i kraft. Mindre ändringar, såsom förtydliganden och rättelser, kan träda i kraft omedelbart.

21. Tillämplig lag och tvister

Dessa villkor regleras av finsk lag, med undantag för dess lagvalsregler och FN-konventionen om avtal om internationella köp av varor. Parterna ska först försöka lösa tvister genom förhandling. I annat fall avgörs tvister av Helsingfors tingsrätt i Finland, om inte tvingande lokal lag kräver ett annat forum.

Contact Us

Email: info@diafapms.com