Användningsfall

Utmaningen

Ett hotell med 40 rum i Göteborg som säljer via Booking.com, Airbnb och den egna webbplatsen får återkommande problem med överbokningar under högsäsong och större evenemang.

Hur Diafa PMS hjälper

Kanalhanteraren synkroniserar tillgängligheten på alla plattformar i realtid. När ett rum bokas på en kanal stängs det omedelbart på de andra. Vid internetavbrott stängs OTA-rum automatiskt för att förhindra blinda överbokningar.

Förväntade resultat

• Tillgänglighetssynkronisering i realtid på alla anslutna kanaler
• Automatisk rumsstängning vid uppkopplingsgap
• Intäktsspårning per kanal som visar verklig OTA-lönsamhet

Nyckelfunktioner

Utmaningen

Ett boutiquehotell i Stockholm vill ta emot direktbokningar och betalningar via den egna webbplatsen i stället för att vara beroende av OTA:er.

Hur Diafa PMS hjälper

Diafa Direct lägger till en bokningsmotor med integrerad onlinebetalning. Gäster söker tillgänglighet, väljer ett rum och betalar online. Bokningen bekräftas och synkroniseras automatiskt.

Förväntade resultat

• Direktbokningar med onlinebetalning
• Färre no-shows från förbetalda reservationer
• Fullt automatiserat flöde från bokning till bekräftelse

Nyckelfunktioner

Utmaningen

Ett fjällhotell förlitar sig på ett molnbaserat PMS som blir svårt att använda när uppkopplingen sviktar under högsäsong.

Hur Diafa PMS hjälper

Diafa PMS körs som en skrivbordsapp med en lokal databas. Reservationer, incheckningar, betalningar, städning och rapporter fortsätter alla utan internet. Data synkroniseras automatiskt när uppkopplingen återkommer.

Förväntade resultat

• Noll driftstopp oavsett internetstatus
• Korrekta poster genom flertimmarsavbrott
• Automatisk synkronisering vid återanslutning, ingen manuell avstämning

Nyckelfunktioner

Utmaningen

En resort i skärgården tar emot gäster som betalar i både SEK och EUR och vill följa intäkter utan manuell sammanställning i kalkylblad.

Hur Diafa PMS hjälper

Diafa PMS spårar varje valuta som en oberoende redovisning. Rumsavgifter, tjänster, betalningar och rapporter separeras per valuta. Inga automatiska konverteringar. Finansiella rapporter visar verkliga intäkter i varje valuta.

Förväntade resultat

• Verklig intäktssynlighet per valuta, inga tvångomvandlingar
• Månadsavstämning reducerad från dagar till minuter
• Tydliga finansiella rapporter separerade per valuta

Nyckelfunktioner

Utmaningen

Ett gästgiveri på Gotland arbetar fortfarande med papper och behöver få bokningar, gästhistorik och betalningar in i ett sammanhållet system.

Hur Diafa PMS hjälper

Diafa PMS digitaliserar varje arbetsflöde. Visuell kalender med drag och släpp. Incheckning med ett klick med permanenta gästprofiler. Auto-genererade städuppgifter. Sexton rapporttyper tillgängliga omedelbart. AI-förslag på dashboarden.

Förväntade resultat

• Incheckning reducerad till under 90 sekunder
• Omedelbar åtkomst till komplett gästhistorik
• Automatisk städuppgiftsgenerering
• Finansiella realtidsrapporter på begäran

Nyckelfunktioner

Utmaningen

Ett spahotell i Dalarna vill låta gäster beställa tjänster digitalt utan att receptionen blir en flaskhals.

Hur Diafa PMS hjälper

Gästportalen ger varje gäst en digital concierge via QR-kod. Bläddra bland tjänster, beställ med ett tryck. Beställningar anländer till receptionen i realtid och intäkterna flödar in i finansiella rapporter. Merförsäljning före ankomst genererar intäkter redan innan gästerna checkar in.

Förväntade resultat

• Fler tjänstebeställningar via enkel digital åtkomst
• Snabbare svarstider med omedelbar beställningsleverans
• Full synlighet i kringtjänstintäkter
• Merförsäljning före ankomst genererar intäkter innan incheckning

Nyckelfunktioner

Utmaningen

Ett hotell i Malmö vill minska uteblivna gäster på direktbokningar genom automatiserade påminnelser och tydligare kommunikation.

Hur Diafa PMS hjälper

WhatsApp-meddelanden skickar automatiska bokningsbekräftelser, påminnelser före ankomst och välkomsthälsningar. Gäster tar emot sina bokningsdetaljer omedelbart. Påminnelser före ankomst uppmuntrar avbokningar i förväg, vilket frigör rum för återförsäljning.

Förväntade resultat

• Automatiska bekräftelser via WhatsApp inom sekunder
• Påminnelser före ankomst som uppmuntrar tidiga avbokningar istället för no-shows
• Frigörd personaltid som tidigare spenderades på bekräftelsesamtal

Nyckelfunktioner

Utmaningen

Ett värdshus i Stockholms skärgård har fläckvis mobiltäckning och ingen fiber. Värden sköter receptionen hela dagen på den lokala Master Client-datorn och synkar sedan hemifrån på kvällen — Booking.com och Hotels.com uppdateras över natten, och Diafa Direct fortsätter ta emot direktbokningar från värdshusets egen webbplats dygnet runt.

Hur Diafa PMS hjälper

Diafa PMS körs helt på den lokala Master Client-applikationen. Varje bokning, incheckning, betalning och städuppgift skrivs till den lokala databasen. Vid dagens slut flyttar värden datorn till en uppkopplad plats — hemmet, grinden eller byns kontor — och synkroniseringen skickar allt till huben. Channel managern uppdaterar Booking.com, Airbnb och Expedia över natten. Diafa Direct, inbäddad på anläggningens egen webbplats, tar emot direktbokningar dygnet runt och omvandlar marknadsföringsinsatsen till provisionsfri intäkt.

Förväntade resultat

• Ingen driftstopp under arbetsdagen, oavsett uppkoppling
• OTA:erna synkar automatiskt från ett uppkopplingsfönster per dag
• Direktbokningar fångas upp på anläggningens webbplats dygnet runt
• Inget pappersalternativ och inget avstämningsarbete dagen efter

Nyckelfunktioner