Revenue intelligence per hotel indipendenti: cosa sanno già i tuoi dati
Una catena alberghiera ha un team revenue che segue ogni notte a venire. Un hotel indipendente ha un responsabile che la domenica copre anche il ricevimento, sollecita il fornitore della lavanderia e risponde ai messaggi WhatsApp. Ai prezzi si pensa quando c'è tempo, di solito guardando quanto chiede l'hotel in fondo alla strada.
Eppure i dati che userebbe un team revenue sono già nel tuo gestionale alberghiero. Ogni prenotazione registra quando è stata fatta, per quali notti, tramite quale canale e a quale tariffa. Fare revenue intelligence significa leggere quei dati abbastanza presto da poter agire. Per una piccola struttura tutto si riduce a due domande:
- Che cosa richiede attenzione oggi?
- Quanto vale ogni notte a venire?
Due domande, due orizzonti temporali
La prima domanda è operativa. Riguarda le prossime ore: chi arriva, chi parte con un saldo ancora aperto e quale camera ha un buco scomodo tra due prenotazioni.
La seconda è commerciale. Riguarda le prossime settimane e i prossimi mesi: quali notti si riempiono più in fretta del solito, quali restano indietro e quale tariffa fissare per ciascuna.
La maggior parte degli strumenti di reportistica mescola le due cose in un'unica dashboard con quaranta grafici, e nessuno legge né l'una né l'altra. Tienile separate. Il turno del mattino ha bisogno di un breve elenco di cose da fare. Il responsabile ha bisogno di una visione chiara delle notti a venire, una volta al giorno o una volta alla settimana.
I segnali da tenere d'occhio
Ritmo delle prenotazioni
Il ritmo delle prenotazioni, detto anche pace o pickup, confronta quante camere sono prenotate per una notte futura con quante lo erano di solito alla stessa distanza da quella notte. Supponi che un sabato fra tre settimane sia prenotato al 60%, mentre un sabato tipico a tre settimane è al 45%. Quella notte è avanti rispetto al ritmo, e probabilmente hai margine per alzare la tariffa. Se invece è indietro, un aumento non servirà, mentre un'offerta mirata o una modifica del soggiorno minimo potrebbero aiutare.
Il ritmo conta più della sola occupazione. Un'occupazione dell'80% non ti dice nulla sui prezzi finché non sai se a quella data saresti normalmente al 60% o al 95%.
Anticipo di prenotazione
Con quanto anticipo prenotano i tuoi ospiti? Un hotel di città pieno di viaggiatori d'affari può vendere la maggior parte delle camere nella settimana prima dell'arrivo. Un lodge per safari o una pensione al mare possono vendere con mesi di anticipo. L'anticipo di prenotazione ti dice fino a quando una variazione di prezzo può ancora fare la differenza. Alzare la tariffa due giorni prima di una notte che di solito si vende con due mesi di anticipo cambia ben poco.
Durata del soggiorno
Un soggiorno medio più breve significa più rotazioni delle camere, più pulizie e più check-in a parità di ricavi. Se la maggior parte dei tuoi soggiorni dura una notte ma i tuoi ospiti resterebbero volentieri due notti, un soggiorno minimo di due notti nelle date più richieste può aumentare i ricavi senza alzare la tariffa.
Ripartizione per canale
Ogni canale ha un costo. Una OTA trattiene comunemente dal 15 al 25% del valore della prenotazione, mentre una prenotazione sul tuo sito costa molto meno. Conoscere la quota di ricavi di ciascun canale, e come cambia nel tempo, ti mostra se i tuoi sforzi per le prenotazioni dirette stanno funzionando.
Buchi tra le prenotazioni
Una singola prenotazione di una notte nel mezzo di una settimana vuota può spezzarla in due brevi buchi che da soli non si vendono. Spostare quella prenotazione in un'altra camera dello stesso tipo spesso ti restituisce una serie di notti libere che puoi davvero vendere.
Tariffe e tipologie di camera che smettono di rendere
Un piano tariffario che la scorsa stagione vendeva bene può smettere di vendere senza che nessuno se ne accorga. Una tipologia di camera può rendere meno di quanto la sua dimensione e il suo prezzo lascerebbero pensare, perché è presente su meno canali o ha foto meno curate. Questi problemi raramente emergono finché qualcuno non confronta i numeri.
Le tariffe dei concorrenti sono un contesto, non la risposta
Osservare le tariffe dei concorrenti è utile. Copiarle no. L'hotel in fondo alla strada ha la sua domanda, i suoi costi e i suoi errori. Se tutti seguono la struttura più economica della città, tutte le strutture finiscono per costare meno.
Usa la mediana dei concorrenti come punto di riferimento. Se il tuo ritmo dice che una notte si sta vendendo in fretta e i concorrenti sono ancora più economici, deve prevalere la tua domanda. Quando le due letture non concordano, tienile entrambe sotto gli occhi e decidi tu.
Prima i limiti, poi l'automazione
Qualsiasi suggerimento di prezzo, che venga da una persona o da un software, ha bisogno di limiti:
- Un minimo e un massimo per ogni tipologia di camera, così nessuna tariffa scende sotto quanto costa vendere una camera né sale oltre quanto i tuoi ospiti sono disposti ad accettare
- Un passo massimo per ogni variazione, così le tariffe si muovono gradualmente invece di fare salti
- L'arrotondamento ai tuoi prezzi, così gli ospiti vedono 95 o 120, non 97,43
La decisione deve restare a chi conosce la struttura. Ogni suggerimento andrebbe anche verificato in seguito rispetto a come la notte è andata davvero. È così che impari se fidarti.
Cominciare senza software
Puoi cominciare con un foglio di calcolo. Ogni mattina annota quante camere sono prenotate per ciascuna delle prossime 60 notti. Dopo qualche mese potrai confrontare qualsiasi notte futura con la situazione di notti simili alla stessa distanza, e quello è il tuo ritmo. Una volta al mese somma i ricavi per canale e annota i buchi rimasti invenduti.
Funziona, ed è anche noioso, ed è per questo che la maggior parte degli hotel smette dopo poche settimane. Raccogliere questi dati ogni giorno è un compito per il PMS.
Come lo gestisce Diafa PMS
Diafa PMS risponde alle due domande con due funzionalità.
Hotel Intelligence legge prenotazioni, arrivi, pagamenti e canali, e porta in cima allo schermo le poche cose che contano. La dashboard copre la giornata: l'occupazione rispetto alla settimana precedente, gli arrivi VIP, i no-show, le partenze con un saldo ancora aperto e gli incassi del giorno. Report, disponibilità e tariffe hanno ciascuno i propri spunti: durata del soggiorno, anticipo di prenotazione, ripartizione per canale, questa stagione rispetto all'anno scorso, tipologie di camera che rendono meno di quanto potrebbero e piani tariffari che hanno smesso di vendere.
Ogni spunto è ordinato in base a quanto conta e mostra il dato che lo sostiene. Quando una sola prenotazione spezza in due un periodo libero, Hotel Intelligence trova una camera dello stesso tipo in cui spostarla, e un clic apre il cambio camera con quella camera già scelta. Ogni spunto si legge nella lingua in cui ciascuno usa Diafa PMS. Il tuo team può segnare uno spunto come utile o non utile, oppure scartarlo per tre giorni. Tutto è calcolato dai tuoi dati, senza alcun modello linguistico. Hotel Intelligence è inclusa nel piano Professionale.
La Gestione dei ricavi prevede la domanda per ogni notte a venire e suggerisce la tariffa da applicare. Ogni giorno Diafa PMS registra quanto è prenotato per ogni notte a venire e impara come si riempie il tuo hotel: quanto presto si vende un sabato, quanto tardi si muove un martedì. Ogni suggerimento mostra la tariffa di oggi, la tariffa proposta e gli elementi che la sostengono. Questo comprende se la notte è avanti o indietro rispetto a una notte tipica, e dove si colloca la tua tariffa d'ingresso rispetto alla mediana dei concorrenti della Market intelligence, che ogni mattina raccoglie le tariffe dei concorrenti. I suggerimenti restano entro i minimi, i massimi, l'ampiezza delle variazioni e l'arrotondamento che fissi tu. Il tuo team applica la modifica nel calendario tariffe. Poi Diafa PMS confronta ogni previsione con come la notte è andata davvero, così puoi giudicare quanto fidarti. La Gestione dei ricavi e la Market intelligence sono incluse nel piano Enterprise.
Domande da fare a qualsiasi strumento di revenue
Qualunque sistema tu scelga, chiedi:
- Impara dallo storico del mio hotel o da un modello generico di mercato?
- Ogni suggerimento mostra gli elementi che lo sostengono?
- Posso fissare minimi, massimi e ampiezza delle variazioni per ogni tipologia di camera?
- Chi applica la modifica, e posso scartare un suggerimento?
- Mostra in seguito quanto sono state accurate le sue previsioni?
Uno strumento che non sa rispondere chiaramente a queste domande ti chiede di fidarti alla cieca. Per un hotel indipendente, è il modo più costoso di fare i prezzi.