Termini di Servizio

1. Accettazione dei termini

Diafa PMS è un servizio di gestione alberghiera fornito da Soulthread Technologies Oy, società registrata in Finlandia con sede a Helsinki ("noi"). I presenti Termini di Servizio disciplinano la sottoscrizione e l'uso di Diafa PMS, inclusa l'applicazione desktop, le applicazioni mobili, i servizi cloud e questo sito web. Sottoscrivendo un abbonamento o utilizzando il servizio, il cliente ("tu") accetta questi termini. Diafa PMS è rivolto a imprese e operatori professionali, non a consumatori.

2. Il servizio e la licenza d'uso

Diafa PMS è fornito come software as a service su base di abbonamento. Finché l'abbonamento è attivo e regolarmente pagato, ti concediamo un diritto non esclusivo e non trasferibile di installare e utilizzare le applicazioni Diafa PMS e di accedere ai servizi cloud associati per la gestione delle strutture coperte dall'abbonamento.

• Il diritto d'uso sussiste solo finché l'abbonamento è attivo e pagato
• Il software è concesso in licenza e non venduto; tutti i diritti di proprietà intellettuale restano nostri
• Non è consentito rivendere, concedere in sublicenza o rendere disponibile il servizio a terzi esterni alla tua organizzazione
• Non è consentito copiare, decompilare o decodificare il software, salvo nei limiti consentiti da norme inderogabili

3. Account e utenti autorizzati

Sei responsabile degli account creati nell'ambito del tuo abbonamento, della riservatezza delle credenziali e di tutte le attività svolte tramite essi. I ruoli vanno assegnati in modo che ogni collaboratore acceda solo a ciò che le sue mansioni richiedono. Ti chiediamo di informarci senza ingiustificato ritardo se rilevi accessi non autorizzati al tuo account.

4. Demo e periodo di prova

Di norma iniziamo con una dimostrazione guidata, seguita da una prova di 14 giorni durante la quale puoi lavorare con i dati reali della tua struttura. La prova non comporta alcun obbligo di pagamento e non si trasforma automaticamente in abbonamento a pagamento: quest'ultimo inizia solo con la conferma di un piano. I dati inseriti durante la prova possono essere trasferiti nell'abbonamento a pagamento oppure cancellati su tua richiesta.

5. Durata dell'abbonamento e rinnovo

Diafa PMS è venduto come abbonamento continuativo. Il periodo di fatturazione standard è di un mese e decorre dal giorno di attivazione. Salvo disdetta prima della fine del periodo in corso, l'abbonamento si rinnova automaticamente per un ulteriore periodo di pari durata, con il piano e i moduli allora attivi.

• Gli abbonamenti mensili si rinnovano ogni mese nello stesso giorno di calendario
• Può essere offerta un'opzione annuale scontata (dodici mesi al prezzo di dieci), che si rinnova ogni dodici mesi
• Non esiste alcun vincolo oltre il periodo di fatturazione in corso, salvo diverso accordo scritto

6. Corrispettivi, fatturazione e imposte

I corrispettivi dell'abbonamento sono addebitati in anticipo per ciascun periodo di fatturazione, in base al piano, al numero di camere e ai moduli selezionati. I prezzi pubblicati su questo sito sono prezzi "a partire da" e si intendono IVA esclusa.

• I corrispettivi sono fatturati in anticipo all'inizio di ogni periodo di fatturazione
• Tutti i prezzi sono al netto dell'IVA; l'imposta è applicata all'aliquota di legge e, ove pertinente, si applica l'inversione contabile UE
• I metodi di pagamento accettati sono bonifico bancario, carta internazionale e metodi di pagamento locali a seconda del paese
• Non sono previsti costi di attivazione; installazione standard, migrazione dei dati esistenti e avvio sono inclusi, salvo migrazioni complesse quotate separatamente in anticipo
• I costi a consumo di servizi opzionali di terzi, come le tariffe dei messaggi WhatsApp o le commissioni di incasso, possono essere fatturati separatamente e sono indicati prima dell'attivazione del modulo

7. Ritardo nei pagamenti e sospensione

Le fatture sono pagabili entro 14 giorni dalla data di emissione, salvo diverso accordo. In caso di ritardo possiamo applicare gli interessi di mora previsti dalla legge finlandese sugli interessi e ragionevoli spese di recupero. Se una fattura resta insoluta 14 giorni dopo un sollecito scritto, possiamo sospendere l'accesso ai servizi cloud, inclusi sincronizzazione, motore di prenotazione, channel manager e portale ospiti, fino al pagamento. La sospensione non cancella i dati, l'operatività locale dell'applicazione desktop prosegue e l'accesso completo è ripristinato tempestivamente dopo il pagamento.

8. Modifica di piano e moduli

Puoi passare a un piano superiore o inferiore e aggiungere o rimuovere moduli in qualsiasi momento. Gli upgrade e i moduli appena attivati hanno effetto immediato e sono addebitati pro rata per la parte residua del periodo di fatturazione in corso. I downgrade e le rimozioni di moduli hanno effetto dall'inizio del periodo successivo e i corrispettivi già versati per il periodo in corso non sono rimborsati. Quando il prezzo dipende dal numero di camere, viene rivisto al variare di tale numero.

9. Variazioni di prezzo

Possiamo modificare i prezzi dell'abbonamento. Ti daremo comunicazione scritta via e-mail con almeno 30 giorni di anticipo rispetto alla decorrenza e il nuovo prezzo si applicherà dal rinnovo successivo. Se non accetti il nuovo prezzo, puoi disdire l'abbonamento con effetto dalla data in cui la variazione avrebbe efficacia. I periodi già pagati non sono interessati.

10. Disdetta da parte del cliente

Puoi disdire in qualsiasi momento con comunicazione scritta; è sufficiente un'e-mail al supporto o all'amministrazione. La disdetta ha effetto alla fine del periodo di fatturazione in corso: l'abbonamento non si rinnova e non vengono emesse ulteriori fatture. I corrispettivi del periodo in corso o di periodi precedenti non sono rimborsati pro rata, poiché il servizio è stato reso disponibile in tali periodi. Con un abbonamento mensile, quindi, dopo la decisione di lasciare non paghi mai oltre il mese in corso.

11. Sospensione e risoluzione da parte nostra

Possiamo sospendere o risolvere l'abbonamento in caso di inadempimento sostanziale non sanato entro 30 giorni dalla diffida scritta, di mancato pagamento come sopra descritto, o di uso illecito del servizio. Possiamo inoltre dismettere il servizio, un piano o un modulo con preavviso di almeno 90 giorni; in tal caso i corrispettivi pagati in anticipo per il periodo successivo alla dismissione sono rimborsati.

12. I tuoi dati e la fine dell'abbonamento

I dati operativi e i dati degli ospiti appartengono a te. I dati del front office sono archiviati localmente sulle tue macchine, mentre la nostra infrastruttura cloud a Helsinki supporta sincronizzazione, backup, integrazioni e moduli online.

• Puoi esportare i tuoi dati in qualsiasi momento mentre l'abbonamento è attivo
• I dati conservati localmente sulle tue macchine restano in tuo possesso dopo la fine dell'abbonamento
• I dati conservati nel cloud restano esportabili per 30 giorni dopo la cessazione
• I dati conservati nel cloud sono cancellati entro 90 giorni dalla cessazione, salvo obblighi di legge di conservazione più lunga
• Non vendiamo i dati dei clienti né quelli degli ospiti e non li usiamo per sviluppare un prodotto concorrente

13. Dati personali e protezione dei dati

Quando i dati personali di ospiti e personale sono trattati tramite Diafa PMS, tu agisci come titolare del trattamento e noi come responsabile ai sensi del GDPR. Il trattamento è disciplinato dal nostro accordo sul trattamento dei dati, che è parte del presente contratto e indica finalità, misure di sicurezza, sub-responsabili e la nostra assistenza per le richieste degli interessati. I dati personali raccolti tramite questo sito sono trattati come descritto nella nostra informativa sulla privacy.

14. Uso consentito

Il servizio deve essere utilizzato lecitamente e nel rispetto della riservatezza di ospiti e personale. Ti impegni a non:

• Utilizzare il servizio in modo illecito o in violazione della riservatezza degli ospiti o della normativa sulla protezione dei dati
• Tentare accessi non autorizzati al servizio, ai dati di altri clienti o alla nostra infrastruttura
• Interrompere, sovraccaricare o sondare il servizio o le sue interfacce, se non nell'ambito di test di sicurezza concordati
• Utilizzare API, webhook o accesso MCP per estrarre dati per conto di terzi senza una base giuridica
• Inviare agli ospiti messaggi illeciti, ingannevoli o non richiesti tramite i moduli di messaggistica

15. Servizi di terzi e integrazioni

Diafa PMS si collega a servizi gestiti da terze parti, tra cui canali OTA, provider di messaggistica, provider di pagamento e fornitori di intelligenza artificiale. L'uso di tali servizi è soggetto ai relativi termini e prezzi e la loro disponibilità, le modifiche e le interruzioni sono al di fuori del nostro controllo. Selezioniamo e monitoriamo con cura i partner di integrazione, ma non rispondiamo di atti, disponibilità o costi di terzi.

16. Disponibilità, manutenzione e supporto

Diafa PMS è progettato per continuare a funzionare quando la connessione viene meno: prenotazioni, check-in, pagamenti, housekeeping e report proseguono sull'installazione locale e si sincronizzano al ritorno della connessione. Ci impegniamo a mantenere i servizi cloud costantemente disponibili e a svolgere la manutenzione programmata fuori dagli orari di punta, con preavviso quando è prevista un'interruzione. Il supporto è via e-mail nel piano Starter, via e-mail prioritaria nel piano Professional e con supporto prioritario e chat nel piano Enterprise. Livelli di disponibilità o tempi di risposta specifici si applicano solo se indicati in un accordo scritto sui livelli di servizio.

17. Garanzie ed esclusioni

Forniamo il servizio con diligenza e competenza professionale e correggiamo i difetti segnalati entro un tempo ragionevole. Per il resto il servizio è fornito "così com'è" e non garantiamo un funzionamento ininterrotto o esente da errori né l'idoneità a uno scopo particolare non concordato per iscritto. Resta a tuo carico verificare che l'uso del servizio soddisfi gli obblighi contabili, fiscali, di registrazione degli ospiti e di rendicontazione applicabili alla tua struttura.

18. Limitazione di responsabilità

Nessuna delle parti limita la propria responsabilità per danni causati con dolo o colpa grave, né per responsabilità che non possono essere limitate dalla legge applicabile. Fermo ciò, la nostra responsabilità complessiva per tutte le pretese sorte in un periodo di dodici mesi è limitata ai corrispettivi di abbonamento da te pagati per il servizio nei dodici mesi precedenti l'evento che ha originato la pretesa. Non rispondiamo di danni indiretti o consequenziali, inclusi mancato profitto, perdita di ricavi, avviamento o dati, né di danni evitabili utilizzando le funzioni di backup ed esportazione messe a disposizione dal servizio.

19. Riservatezza

Ciascuna parte mantiene riservate le informazioni confidenziali dell'altra e le utilizza solo per l'esecuzione del contratto. L'obbligo permane per tre anni dopo la fine dell'abbonamento e non riguarda informazioni pubbliche, sviluppate autonomamente o la cui divulgazione sia imposta dalla legge o da un'autorità competente.

20. Modifiche dei presenti termini

Possiamo aggiornare questi termini con l'evolvere del servizio. Le modifiche sostanziali sono comunicate via e-mail o nell'applicazione almeno 30 giorni prima della decorrenza e si applicano dal rinnovo successivo. Se non accetti una modifica sostanziale, puoi disdire l'abbonamento prima che diventi efficace. Le modifiche minori, come chiarimenti e correzioni, possono avere effetto immediato.

21. Legge applicabile e controversie

I presenti termini sono regolati dalla legge finlandese, con esclusione delle norme di conflitto e della Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di vendita internazionale di beni mobili. Le parti cercheranno anzitutto di risolvere le controversie in via negoziale. In mancanza, le controversie sono devolute al Tribunale distrettuale di Helsinki, Finlandia, salvo che norme locali inderogabili impongano un foro diverso.

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